تعد السكرتارية من الوظائف الإدارية الأساسية في المؤسسات، حيث تهدف إلى تنظيم الأعمال وتوفير الدعم الإداري الفعال. يعرف الدكتور أحمد العلي، استشاري إدارة الأعمال، السكرتارية بأنها الوظيفة التي تسهم في تحسين كفاءة العمل من خلال إدارة المعلومات والبيانات. ويشير إلى أن السكرتارية تلعب دوراً محورياً في تسهيل العمليات اليومية للمدراء.
في هذا السياق، أظهرت دراسة نشرت في مجلة الإدارة الحديثة أن المؤسسات التي تعتمد على السكرتارية بشكل فعّال تشهد زيادة في الإنتاجية بنسبة تصل إلى 30%. هذا يعكس أهمية السكرتارية في تحسين بيئة العمل وتخفيف الأعباء عن الإدارات العليا. بالإضافة إلى ذلك، كشفت الدراسة أن السكرتارية تساهم في تنظيم الاجتماعات وتنسيق الأعمال اليومية، مما يسهل اتخاذ القرارات السريعة.
بدوره، أكد الدكتور سامي الهاشمي، خبير تطوير الأعمال، أن المهارات المطلوبة للسكرتارية تشمل القدرة على التواصل الفعّال والتنظيم الجيد. وأوضح أن السكرتارية ليست مجرد وظيفة إدارية بل هي عنصر أساسي في نجاح أي مؤسسة. كما أضاف أن السكرتارية تتطلب مستوى عالٍ من الأمانة والاحترافية في التعامل مع المعلومات الحساسة.
أهمية السكرتارية في بيئة العمل
تتعدد مهام السكرتارية وأهميتها في بيئة العمل. يقول الدكتور لطفي الزعبي، أستاذ إدارة الأعمال، أن السكرتارية تساهم في التقليل من الضغط على المدراء من خلال تنظيم الأعمال اليومية. وأشار إلى أن السكرتارية تساعد في توفير الوقت والجهد، مما يتيح للمدراء التركيز على اتخاذ القرارات الاستراتيجية.
وفي دراسة حديثة أجرتها جامعة الملك سعود، تبين أن السكرتارية تلعب دوراً مهماً في تحسين جودة الخدمات المقدمة للعميل. حيث أظهرت الدراسة أن الشركات التي تتبنى نظام السكرتارية الفعّال تتمتع بزيادة في رضى العملاء بنسبة تتجاوز 40%. وهذا يعكس تأثير السكرتارية على تحسين الأداء العام للمؤسسة.
لكن الدكتور ناصر الحربي، خبير في الموارد البشرية، كان له رأي آخر حيث أشار إلى أن السكرتارية تحتاج إلى تطوير مستمر لمواكبة التغيرات التكنولوجية. وأكد على ضرورة تدريب الموظفين في هذا المجال على استخدام الأدوات التكنولوجية الحديثة لتحقيق أفضل نتائج.
خصائص السكرتارية الفعالة
تتميز السكرتارية بمجموعة من الخصائص التي تجعلها عنصراً أساسياً في المؤسسات. تقول الدكتورة مريم القيسي، استشارية تطوير الأعمال، إن الالتزام بالصدق والأمانة يعد من الخصائص الجوهرية للسكرتارية. حيث يجب على السكرتير الحفاظ على سرية المعلومات والبيانات التي يتعامل معها يومياً.
بالإضافة إلى ذلك، أظهرت دراسة نشرت في مجلة الإدارة العامة أن السكرتارية تتطلب مهارات التواصل الفعّال والقدرة على التعامل مع الضغوط. وقد أظهرت النتائج أن السكرتارية التي تتسم بمرونة عالية في التعامل مع التغيرات تساهم في تحسين الأداء العام للمؤسسة.
لكن الدكتور عادل الشمري، أستاذ إدارة الأعمال، أضاف أن السكرتارية تحتاج أيضًا إلى مهارات تنظيمية قوية. وأوضح أن القدرة على ترتيب الأولويات وإدارة الوقت بشكل فعّال تعتبر من أهم المهارات التي يجب أن يتمتع بها السكرتير.
وظائف السكرتارية الأساسية
تتعدد وظائف السكرتارية في المؤسسات، حيث تشمل متابعة البريد وتنظيم المواعيد. يقول الدكتور فهد الجهني، خبير إدارة الأعمال، إن متابعة البريد الوارد والصادر تعد من المهام الأساسية للسكرتارية. وأوضح أن هذه الوظيفة تتطلب دقة واهتماماً بالتفاصيل لضمان عدم فقدان أي مستندات مهمة.
وفي دراسة حديثة أجريت في جامعة الملك عبد العزيز، تبين أن تنظيم الاجتماعات وتنسيق الأعمال اليومية تلعب دوراً حيوياً في تحسين كفاءة العمل. حيث أظهرت الدراسة أن المؤسسات التي تعتمد على السكرتارية بشكل فعّال تشهد تحسناً ملحوظاً في جودة الاجتماعات وتوقيتاتها.
لكن بعض الخبراء مثل الدكتور عزيز الفهد، خبير الموارد البشرية، يشيرون إلى أن السكرتارية يجب أن تتطور لتلبية احتياجات السوق المتغيرة. وأكد على أهمية التدريب المستمر للسكرتارية على التقنيات الحديثة لضمان تحقيق أعلى مستويات الأداء.
